PERAN PMO

PMO saat ini sudah menjadi bagian dari suatu organisasi yang mengelola multi-proyek. Peran PMO di suatu organisasi bisa berbeda dengan peran PMO di organisasi yang lain, disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Peran PMO di suatu organisasi menggambarkan mandat yang diberikan organisasi kepada PMO.

Dari beberapa ahli, berdasarkan penelitiannya banyak mendefinisikan peran dari PMO. Salah satu yang terkenal adalah Hobbs & Aubrey peneliti mengenai entitas PMO dan perkembangannya dari Kanada. Berikut kita akan coba jabarkan beberapa peran dan fungsi dari PMO.

Hobbs & Aubrey, menyebutkan ada sekitar 27 peran atau fungsi dari PMO. Dari 27 fungsi tersebut dikelompokkan menjadi 5 kelompok fungsi, yaitu :

1. Monitoring & Controlling
2. Pengembangan kompetensi dan metodologi Manajemen Proyek
3. Manajemen Multi-Proyek
4. Manajemen Strategi
5. Proses pembelajaran organisasi

Dari Project Management Instiute sendiri (PMI, 2008) menyebutkan ada 6 fungsi utama PMO untuk membantu Manajer Proyek, yaitu sbb :

1. Alokasi resource lintas proyek
2. Identifikasi dan pengembangan metodologi manajemen proyek, best practice & standard
3. Memberikan coaching, mentoring, pelatihan dan pemahaman manajemen proyek
4. Compliance-monitoring
5. Membuat kebijakan proyek, prosedur dan dokumentasi lainnya
6. Melakukan koordinasi dan komunikasi lintas proyek

Hill (2004), menyebutkan bahwa peran PMO adalah membantu baik manajer proyek dan unit entitas lain yang terkait proyek dalam menjalankan manajemen proyek praktis. Pada buku-nya Hills menyebutkan ada 20 peran atau fungsi dari PMO.

Dan terakhir yang bisa disebutkan disini adalah penelitian dari Keating (2009), menyebutkan peran dari PMO yang paling penting adalah melakukan monitoring, pengawasan dan memberikan laporan status proyek untuk membantu manajemen dalam pengambilan keputusan, dan peran PMO melakukan tata kelola proyek sesuai prosedur yang berlaku di perusahaan atau organisasi.


Referensi :

Hill, G.M,  2004, Evolving the Project Management Office : A Competency Continuum, Information System Management

Hobbs, B., and Aubrey M., 2007, A Multi Phase Research Program Investigating Project Management Office (PMOs) : The Result of Phase 1, Project Management Journal, Project Management Institute

Keating, D., 2009, How Does The Project Management Office Deliver Value to the Organization, a Research Project, National Unversity of Ireland, Galway

Project Management Institute, 2008, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

PROJECT LIFE CYCLES

Siklus hidup proyek adalah serangkaian tahapan yang dilewati oleh sebuah proyek mulai dari tahap persiapan sampai dengan closure proyek. Secara generik, struktur tahapan proyek dapat ke dalam empat proses kegiatan, yaitu :

1.  Proses mulai-nya proyek

2. Proses persiapan dan organisasi

3. Proses menjalankan pekerjaan proyek

4. Proses penutupan proyek

Proyek sendiri dapat dibagi ke dalam sejumlah tahapan proyek. Pengertian tahapan proyek sendiri adalah kumpulan dari beberapa aktivitas proyek yang saling berhubungan. Biasa-nya metode seperti ini dengan tujuan bahwa pada setiap siklus hidup proyek untuk aktivitas proyek tertentu ditentukan adanya deliverables, hasil baik dalam bentuk produk, jasa, hasil dari aktivitas proyek dalam satu siklus hidup proyek.

Terkait bentuk hubungan antara satu phase dengan phase yang lain (phase to phase relationships), setidak-nya ada 2 bentuk phase to phase relationships, yaitu sbb :

1. Sequential relationship. Suatu phase akan dimulai apabila phase sebelum-nya sudah selesai. Ini adalah proses yang normal. Dengan model pendekatan ini akan mengurangi ada-nya uncertanty.

2. Overlapping relationship. Pada model ini, suatu phase akan dimulai sebelum phase sebelum-nya selesai. Bentuk hubungan model ini biasa-nya digunakan untuk teknik fast tracking di dalam manajemen proyek, yaitu menekan jadwal proyek dengan melakukan pekerjaan proyek secara paralel. Resiko yang perlu di-antisipasi adalah adanya rework, apabila perkiraan informasi pekerjaan pada phase sebelum-nya tidak akurat.

Predictive Life Cycles

Salah satu model siklus hidup proyek yang banyak dipakai adalah model Predictive Life Cycles. Pekerjaan proyek secara jelas dijalankan pada setiap tahapan proyek. Biasa-nya deliverables dalam bentuk produk dan jasa juga sudah jelas didefinisikan. Salah satu model siklus hidup proyek yang terkenal adalah model waterfall.

Iterative and Incremental Life Cycles

Metode ini adalah metode pengembangan sistem melalui siklus hidup proyek yang berulang (iterative) dan secara bersamaan berdasarkan hasil proses belajar akan ditambahkan secara proportional (incremental) ke sistem yang dikembangkan. Pada tiap proses pengulangan dilakukan modifikasi design kapabilitas fungsi baru ditambahkan.

Adaptive Life Cycles

Adaptive Life Cycles dikenal juga dengan metode Agile. Kata kunci dari model life cycle ini adalah perubahan yang cepat akibat respond dari permintaan user dan penyempurnaan pengembangan suatu sistem. Pada adaptive berlaku juga proses iterative dan incremental, perbedaannya adalah di durasi-nya yang cepat. Model Life Cycle ini dan disebutkan sebelum-nya biasa-nya untuk proyek-proyek pengembangan Sistem Informasi.

Agar dapat lebih jelas-nya, kita lihat Tabel Resume masing-masing Life Cycle di bawah :

Topic	Predictive	Iterative	Adaptive (Agile)
Phases	Sequential, overlapping	Sequential,over-lapping	Sequential, overlapping, parallel
High-level scope	Yes	Yes	Yes
Detailed scope	At beginning of project	Only for each project	Only for each project
High-level planning	Yes	Yes	Yes
Detailed planning	At beginning of project or rolling wave	Only for each phase	Only for each phase
When used	Project is well understood	Large and complex project	Product is not well understood, rapidly changing environtment
Customer involment	Beginning, when scope changes, and project end	Periodic	Continuous

(Tabel-Ringkasan Life Cycles)

Referensi

Project Management Institute, 2013, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Five Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

https://en.wikipedia.org/wiki/Iterative_and_incremental_development-Iterative and incremental development

7 Alasan strategis kenapa diperlukan Proyek

Untuk mencapai sasaran dan tujuan bisnis sesuai dengan Rencana Strategis Perusahaan atau organisasi maka diperlukan Proyek. Seperti kita ketahui bahwa proyek adalah serangkaian kegiatan untuk menghasilkan produk, jasa dan hasil yang diinginkan (outcome) yang memiliki permulaan waktu dan akhir proyek. Rencana strategis perusahaan adalah adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan.

Dalam buku PMBOK Guide edisi-5, disebutkan ada 7 alasan strategis kenapa diperlukan proyek, yaitu sebagai berikut :

1.   Market demand. Adanya permintaan pasar. Misal-nya sebuah perusahaan menjalankan sebuah proyek mengenai efisiensi penggunaan bahan bakar mobil, karena adanya keterbatasan sumber daya minyak. Proyek Brancheless Banking-penyediaan layanan bank tanpa harus pergi ke kantor cabang bank, transaksi bisa dilakukan dirumah, untuk memudahkan ber-transaksi nasabah bank, dll.

2.   Strategic opportunity/business need. Adanya kebutuhan bisnis. Contoh : sebuah perusahaan jasa training menjalankan proyek membuat sebuah jenis training baru untuk meningkatkan pendapatan-nya, atau implementasi proyek aplikasi go-jek, alternatif layanan transportasi yang murah dan bisa mencapai tujuan lebih cepat, dll.

3.   Social need. Adanya kebutuhan sosial. Misal : Proyek penyediaan sistem air minum yang bersih dan sehat, sosialisasi kepada masyarakat untuk hidup bersih dan sehat. Proyek pembangunan infrastruktur saluran air oleh pemerintah, dll.

4.   Environmental consideration. Pertimbangan lingkungan. Contoh : sebuah perusahaan memproduksi mobil elektrik, untuk membantu mengurangi polusi udara, proyek pembangunan hutan kota, dll.

5.   Customer request. Permintaan konsumen. Misal : Bank memberikan persetujuan untuk menjalankan proyek enhancement/perbaikan sistem e-statement rekening giro, tabungan nasabah, dll.

6.   Technological advance. Kemajuan Teknologi. Contoh : proyek untuk mengembangkan laptop, atau PC yang lebih cepat, lebih murah dan bentuk model-nya lebih kecil, tetapi dengan memory yang lebih besar, hal ini karena adanya kemajuan teknologi.

7.   Legal requirement. Berkaitan dengan hukum. Misal : Perusahaan kimia, menjalankan sebuah proyek untuk membuat standar dan guideline bagaimana cara mengatasi pencemaran berkaitan dengan limbah pabrik kimia, dll.

Didalam praktik bisa jadi sebuah proyek dijalankan karena adanya dua atau tiga pertimbangan tersebut di-atas. Di dalam menetapkan Strategic Planning, perusahaan atau organisasi bisa membedakan jenis-jenis proyek berdasarkan alasan tersebut di atas.

Bisa juga di-kategori-kan berdasarkan proyek Revenue Generation atau Cost Reduction, proyek Strategis, dan proyek mandatory.

Pada ujung-nya 7 alasan strategis untuk menjalankan proyek-proyek untuk suatu perusahaan atau organisasi merupakan faktor untuk menentukan alokasi dan portfolio investasi yang sesuai dan tepat untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi.

Referensi

Project Management Institute, 2013, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Five Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

https://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan_strategis

Manajemen Proyek

Proyek sendiri adalah serangkaian kegiatan untuk menciptakan produk dan jasa, yang memiliki permulaan waktu dan akhir proyek. Akhir proyek dilakukan apabila tujuan dari proyek sudah dicapai, atau proyek dihentikan karena tujuan proyek tidak akan tercapai, atau kebutuhan dari proyek itu sendiri sudah tidak ada lagi. Sementara Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keahlian, tools dan teknik yang digunakan terhadap aktivitas proyek untuk mencapai tujuan proyek. Sementara pengertian proses adalah sekumpulan tindakan dan aktivitas yang dilakukan untuk mencapai hasil atau menyediakan jasa atau produk.

Berdasarkan beberapa sumber dan literatur, implementasi ilmu manajemen proyek sudah dimulai sejak dulu kala, terbukti dengan beberapa bangunan dan karya arsitektur yang masih ada, seperti bangunan piramid di mesir, tembok cina, Aya Sophia di Istanbul yang mengandung nilai seni dan arsitektur yang tinggi. Di Indonesia, bisa kita lihat ada-nya bangunan beberapa candi seperti borobudur dan prambanan dan banyak lagi.

Didalam perkembangannya di era Manajemen Proyek yang lebih modern, disebut-sebut bahwa Bapak pencetus dari Manajemen Proyek modern adalah Henri Foyal dan Henry Gantt. Henry Foyal adalah seorang Insinyur perancis yang bekerja di perusahaan besi dan baja. Pada penelitian dan observasi-nya meng-identifikasi-kan 5 fungsi dari manajemen, yaitu : 

1. planning; 

2. organizing; 

3. commanding, 

4. coordinating; dan 

5. controlling. 

Sementara Henry Gantt adalah orang yang dikenal mengembangkan Gantt-Chart.

Disiplin ilmu manajemen proyek kemudian terus berkembang, dan juga memperhatikan perkembangan yang pesat dari teknologi informasi. Salah satu pedoman dan standar yang sangat populer adalah PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang diterbitkan oleh PMI (Project Management Institute) yang berkedudukan di USA. Buku PMBOK ini kemudian dikenal secara global sebagai referensi implementasi manajemen proyek untuk industri oleh profesi manajemen proyek.

PMBOK sudah diterima luas sebagai pedoman “best practice” di berbagai industri, yang meng-aplikasikan knowledge, process, keahlian, tools & teknik. Selain pengetahuan teknis manajemen proyek, PMI juga melengkapi dengan pengetahuan Code of Ethics and Professional Conduct – Etika profesi apa yang boleh dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam implementasi manajemen proyek.

Pada inti-nya mempelajari PMBOK, kita akan mempelajari 10 knowledge area dan 47 proses manajemen proyek. Berikut detail-nya :

Pengertian dan istilah PMO (2)

Setelah kita membahas mengenai istilah dan terminologi PMO, sekarang kita akan lihat definisi dan penjelasan lebih lanjut mengenai pengertian PMO dari beberapa sumber agar kita sama-sama mendapatkan pemahaman yang lebih baik dan komprehensif mengenai PMO.

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) edisi-5 (PMI, PMBOK 5ed, 2013), memberikan pengertian Project Management Office (PMO) yang dapat diartikan secara bebas sbb :

1.     sebagai bentuk dari struktur manajemen untuk menyelaraskan proses tata kelola berbasis proyek;

2.     memfasilitasi alokasi sumber daya, metodologi, tools dan teknik di dalam proses manajemen multi-proyek

Selanjutnya disebutkan berdasarkan tipe organisasi-nya, setidaknya ada 3 jenis organisasi PMO yang disebutkan oleh PMBOK, yaitu sbb :

1.   Strategic PMO, unit PMO yang bertugas untuk melakukan identifikasi, proses pemilihan, dan prioritas proyek dalam kaitannya dengan fungsi strategic planning organisasi

2.   Directive PMO, unit PMO yang bertugas memberikan Guideline, Standard dan Template penggunaan Best Practice Project Management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management.

3.   Support PMO, unit PMO yang bertugas memberikan support terhadap penggunaan best practice project management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management

Definisi lain dari Pinto (2010), mendefinisikan Project Management Office (PMO) sebagai sebuah unit yang terpusat di dalam organisasi yang tugasnya adalah meningkatkan pengelolaan proyek-proyek. PMO dapat dianggap sebagai Center of Excellent dalam project management di banyak organisasi atau perusahaan.

Sementara dari Cooke dan Tate (2011) menyebutkan bahwa PMO adalah unit yang mempunyai peran untuk meningkatkan kapabilitas manajemen proyek di dalam organisasi. Di samping itu PMO akan membantu untuk memastikan proyek-proyek yang akan, dan sedang berjalan atau yang sudah selesai untuk mengikuti proses tata kelola proyek sesuai dengan peraturan dan prosedur mengenai tata kelola proyek di dalam organisasi. PMO dapat pula membuat standar, guideline, tools dan template yang digunakan oleh proyek.

PMO adalah unit organisasi yang cukup dinamis, yang terus berubah dari satu peranan dan struktur ke peranan dan stuktur berikutnya. Perubahan yang terjadi bukan karena karena perubahan karakteristik dan fungsi yang menempel di PMO, tapi lebih kepada proses transformasi yang dinamis yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan mandat yang diberikan untuk mencapai. Sejalan dengan teori organisasi Kontinjensi Struktural, yang mengatakan bahwa untuk menghasilkan kinerja yang terbaik pengelolaan manusia di dalam organisasi tergantung pada beberapa faktor. Teori kontinjensi memberi perhatian terhadap dampak sifat lingkungan pada struktur dan strategi organisasi, jika manajemen menghendaki hasil yang optimal.

Referensi :

Cooke, H.S., Tate, K, 2011, Project Management, Second Edition, McGraw-Hill, USA

Gudono, 2009, Teori Organisasi, Fakultas Ekonomi & Bisnis UGM, Pensil Press, Jogjakarta.

Pinto, J.K,  2010, Project Management Achieving Competitive Advantage, Second Edition, Pearson Education Inc, New Jersey

Project Management Institute, 2008, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

Project Management Institute, 2013, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Five Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

Hobbs, B., Aubrey, M., Muller, R. & Bloquiz T, 2010, Identifying Forces Driving PMO Changes, Project Management Journal, Project Management Institute

Pengertian dan Istilah PMO

PMO sudah menjadi fenomena baru di dunia usaha saat ini, khususnya bagi perusahaan yang berbasis proyek (proyek –based organizations), mulai dari industri perbankan, telekomunikasi sampai dengan industri pertambangan dan energi. Banyak perusahaan termasuk perbankan yang memiliki unit organisasi PMO di dalam membantu pengelolaan proyek, termasuk IT Related Proyek sebagai unit kerja yang mempunyai tugas untuk melakukan perencanaan,  koordinasi, monitoring  dan pengawasan terhadap jalannya proyek dan memberikan laporan kepada manajemen perusahaan

Berdasarkan beberapa jurnal Manajemen Proyek, istilah entitas organisasi PMO sendiri pada awal-nya dikenal dengan nama Project office, yang kemudian menjadi PMO-Program Management Office, sebagai unit organisasi yang melakukan koordinasi multi proyek agar dapat diselesesaikan on time, on schedule dan to scope. PMI (Project Management Institute) sendiri menyebutnya dengan PMO - Project Management Office.

Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Hobbs & Aubrey (2007), terkait dengan penggunaan istilah ini ternyata paling banyak digunakan istilah PMO-Project Management Office (52%). 

Entity	Percentage
Project Management Office	59%
Name containing the term "Project" and somewhat similiar to project management office (e.g. Project departement)	4%
Project Support Office	7%
Project Office	2%
Program Management Office	12%
Center of Excellent	2%
No Name	2%
Other (a great variety with none greater than 1%)	12%

         (Penelitian Hobbs, Aubrey, 2007 - Nama-nama entitas organisasi PMO)

Ternyata penggunaan istilah PMO-Program Management Office hanya sebesar 12% menurut penelitian tersebut diatas. pada akhir-nya dibanyak literatur dan penggunaan entitas tersebut di-banyak perusahaan dan instansi disebutkan saja dengan nama singkatan-nya - PMO.

Pada akhir-nya, apalah arti sebuah nama. Hal yang terpenting adalah bagaimana entitas organisasi PMO dapat memberikan value added kepada perusahaan agar sasaran dan tujuan bisnis perusahaan dapat tercapai. 

Referensi :

 Brown, C.V., DeHayes, D.W., Hoffler, J.A.,  & Perkins, W.C, 2009, Managing Information Technology, Sixth Edition, Pearson Education, Inc. New Jersey

 Hobbs, B., and Aubrey M., 2007, A Multi Phase Research Program Investigating Project Management Office (PMOs) : The Result of Phase 1, Project Management Journal, Project Management Institute