TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI PMO

Organisasi PMO di dalam perkembangannya mengalami proses peningkatan kompetensi sesuai dengan peranan dan fungsinya di dalam suatu organisasi. Gerald M Hill (2004), di dalam buku-nya yang berjudul Evolving the Project Management Office : A Competency Continuum, Information System Management, membagi tingkat kompetensi PMO berdasarkan peranan dan fungsinya menjadi 5 tahapan. Lima tahapan ini menggambarkan level Maturity PMO di dalam tata kelola proyek pada organisasi. 

Berikut adalah uraian mengenai masing-masing tingkat kompetensi organisasi PMO mulai tahapan Project Office sampai dengan tingkat kompetensi PMO sebagai Center of Excellent.

1.    Project Office, Organisasi PMO sebagai Project Office yang bertugas membantu Project Manager untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan anggaran, skedul dan penggunaan resources. Support yang diberikan PMO hanya bersifat administratif. Keberhasilan dan kinerja proyek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Project Manager. Jumlah proyek yang di support hanya 1 proyek saja atau lebih, dengan 1 Project Manager.

2.  Basic PMO, Organisasi PMO bertugas membantu Project Manager menyelesaikan proyek dengan menggunakan metode dasar aplikasi Project Management dan dilakukan secara berulang. Jumlah proyek yang di support sudah multiple proyek dengan multiple Project Manager. Terdapat seorang PMO manager yang dibantu dengan beberapa staff

3.    Standard PMO. Organisasi PMO sudah memiliki kapabilitas dan perangkat Project Management yang cukup untuk membantu dan melakukan tata kelola proyek. Peranan dan fungsinya dijalankan secara berulang dan konsisten. Jumlah proyek yang di support sudah multiple proyek dengan multiple Project Manager. Terdapat satu Vice President dan lebih dari satu PMO Manager, yang dibantu dengan beberapa staff.

4.     Advanced PMO. Organisasi PMO sudah menerapkan kapabilitas Project Management secara comprehensive dan ter-integrasi untuk mencapai tujuan bisnis. Peranan dan fungsinya dijalankan secara berulang dan konsisten dan ter-integrasi dengan ruang lingkup multiple projects dan multiple PM dengan dibantu tambahan staff sesuai dengan bidang proyeknya dan tenaga administratif. Terdapat PMO Director/Vice President yang sudah wewenang untuk menentukan kepentingan/ada tidaknya peluang bisnis di dalam lingkungan project management yang dibantu oleh beberapa PMO Manager

5.      Center of Excellence. Organisasi PMO di dalam menjalankan peranan dan fungsinya sebagai Center of Excellent yang bertanggung jawab secara Bank Wide baik lokal maupun regional di dalam menjalankan best practise Project Management. Peranan dan fungsi PMO dijalankan secara efektif, efisien dan ter-integrasi. Dalam mengelola proyek, terus menerus melakukan penyempurnaan proses Project Management, dengan melakukan kolaborasi lintas departemen untuk mencapai tujuan bisnis yang strategis. Organisasi PMO terdiri dari Vice President atau Direktur Project Management. Beberapa PMO Manager, staff teknikal dan administratif.

Referensi

Hill, G.M,  2004, Evolving the Project Management Office : A Competency Continuum, Information System Management.

INOVASI DAN IMPLIKASI-NYA DI DALAM PROSES MANAJEMEN PROYEK

Banyak kita mendengar istilah inovasi. Berdasarkan kamus besar bahasa indonesia, inovasi secara bebas dapat diartikan sebagai suatu proses penemuan baru yang berbeda dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya yang dapat berupa gagasan, metode, atau alat. Orang yang menemukan gagasan, metode atau alat tertentu disebut dengan Innovator. Beberapa inovator di bidang IT dapat disebutkan disini, Bill Gates pendiri Microsoft, Mark Zuckerberg, Steve Jobs pendiri Apple, Larry page dan Sergey Brin pendiri Google, dan banyak lagi. Tetapi bagaimana sebenar-nya proses inovasi itu sendiri muncul, bagaimana membuat inovasi itu menjadi kenyataan, dan bagaimana penerapannya di dalam proses manajemen proyek. Mari kita bahas bersama.

Dalam proses manajemen proyek, kapan dapat dilakukan inovasi? Kita tahu bahwa untuk mencapai tujuan proyek dasar-nya adalah requirement yang sudah didefinisikan diawal. Suatu proyek dinyatakan berhasil apabila dapat memenuhi requirement. Team member tidak boleh menambahkan atau mengurangi apa yang sudah tertuang di dalam requirement. Dalam hal ini misal-nya adalah didalam pembuatan sebuah aplikasi komputer, karena menganggap lebih baik, maka menambahkan suatu fungsi, atau melengkapi fitur baru yang tidak disebutkan di dalam requirement (scope creep) berdasarkan dorongan inovasi, atau kasus gold plating, menganggap dengan menambahkan fitur akan memberikan kepuasan lebih kepada pelanggan. Hal ini ini dibelakang hari akan menimbulkan resiko yang berdampak kepada dokumentasi proyek, proses testing yang pada gilirannya akan berdampak pada jadwal dan biaya proyek. Dan bisa jadi pelanggan tidak akan menerima karena tidak sesuai dengan requirement! Di dalam PMBOK scope creepe dan gold plating merupakan praktik manajemen proyek yang buruk. Kedua hal tersebut tidak lebih dari proses kreativitas.

Di salah satu webinar oleh Mark Mullaly Ph.D, PMP (projectmanagement.com), membedakan antara kreativitas dengan inovasi. Kreativitas adalah kualitas untuk menjadi kreatif, atau kemampuan untuk meng “create” berdasarkan daya imajinasi-nya. Inovasi adalah pengenalan terhadap sesuatu yang baru, ide baru, metode baru atau penemuan terhadap perangkat baru.

Lalu bagaimana penerapannya di dalam proses manajemen proyek atau pengembangan produk. Saya berpendapat bahwa proses inovasi dapat diimplementasikan untuk problem solving, change management yang tetap mengacu kepada prosedur kontrol suatu perubahan. Pada inti-nya solusi yang yang efektif yang memuaskan dan memberikan value kepada pelanggan.

Inovasi dan kreativitas adalah proses yang penting dilakukan oleh individu, kelompok atau organisasi, tapi harus ditempatkan pada porsi, waktu dan kondisi lingkungan yang tepat.

Referensi :

projectmanagement.com, Beberapa webinar terkait manajemen proyek dan inovasi.