TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI PMO

Organisasi PMO di dalam perkembangannya mengalami proses peningkatan kompetensi sesuai dengan peranan dan fungsinya di dalam suatu organisasi. Gerald M Hill (2004), di dalam buku-nya yang berjudul Evolving the Project Management Office : A Competency Continuum, Information System Management, membagi tingkat kompetensi PMO berdasarkan peranan dan fungsinya menjadi 5 tahapan. Lima tahapan ini menggambarkan level Maturity PMO di dalam tata kelola proyek pada organisasi. 

Berikut adalah uraian mengenai masing-masing tingkat kompetensi organisasi PMO mulai tahapan Project Office sampai dengan tingkat kompetensi PMO sebagai Center of Excellent.

1.    Project Office, Organisasi PMO sebagai Project Office yang bertugas membantu Project Manager untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan anggaran, skedul dan penggunaan resources. Support yang diberikan PMO hanya bersifat administratif. Keberhasilan dan kinerja proyek sepenuhnya menjadi tanggung jawab Project Manager. Jumlah proyek yang di support hanya 1 proyek saja atau lebih, dengan 1 Project Manager.

2.  Basic PMO, Organisasi PMO bertugas membantu Project Manager menyelesaikan proyek dengan menggunakan metode dasar aplikasi Project Management dan dilakukan secara berulang. Jumlah proyek yang di support sudah multiple proyek dengan multiple Project Manager. Terdapat seorang PMO manager yang dibantu dengan beberapa staff

3.    Standard PMO. Organisasi PMO sudah memiliki kapabilitas dan perangkat Project Management yang cukup untuk membantu dan melakukan tata kelola proyek. Peranan dan fungsinya dijalankan secara berulang dan konsisten. Jumlah proyek yang di support sudah multiple proyek dengan multiple Project Manager. Terdapat satu Vice President dan lebih dari satu PMO Manager, yang dibantu dengan beberapa staff.

4.     Advanced PMO. Organisasi PMO sudah menerapkan kapabilitas Project Management secara comprehensive dan ter-integrasi untuk mencapai tujuan bisnis. Peranan dan fungsinya dijalankan secara berulang dan konsisten dan ter-integrasi dengan ruang lingkup multiple projects dan multiple PM dengan dibantu tambahan staff sesuai dengan bidang proyeknya dan tenaga administratif. Terdapat PMO Director/Vice President yang sudah wewenang untuk menentukan kepentingan/ada tidaknya peluang bisnis di dalam lingkungan project management yang dibantu oleh beberapa PMO Manager

5.      Center of Excellence. Organisasi PMO di dalam menjalankan peranan dan fungsinya sebagai Center of Excellent yang bertanggung jawab secara Bank Wide baik lokal maupun regional di dalam menjalankan best practise Project Management. Peranan dan fungsi PMO dijalankan secara efektif, efisien dan ter-integrasi. Dalam mengelola proyek, terus menerus melakukan penyempurnaan proses Project Management, dengan melakukan kolaborasi lintas departemen untuk mencapai tujuan bisnis yang strategis. Organisasi PMO terdiri dari Vice President atau Direktur Project Management. Beberapa PMO Manager, staff teknikal dan administratif.

Referensi

Hill, G.M,  2004, Evolving the Project Management Office : A Competency Continuum, Information System Management.