TATA KELOLA PROYEK TI

Apa itu pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi?  Menurut wikipedia secara bebas tata kelola teknologi informasi adalah bagian dari tata kelola perusahaan di bidang sistem teknologi informasi agar berjalan sesuai dengan peraturan yang ada untuk menghindari ada-nya resiko penyimpangan penggunaan teknologi informasi yang dapat berakibat kepada kinerja perusahaan. Tata kelola Teknologi Informasi sebagai suatu sistem dapat dijelaskan dalam perspektif struktur dan perspektif proses. Biasa-nya tingkat tata kelola teknologi informasi dikaitkan dengan tingkat kematangan di dalam perspektif struktur dan perspektif proses. Contoh tulisan sebelumnya, " Tingkat kematangan organisasi PMO " bisa dimasukkan sebagai contoh ke dalam perspektif struktur.

Dari sisi perspektif proses, adalah proses untuk menjalankan strategi dibidang teknologi informasi untuk mencapai sasaran dan tujuan bisnis perusahaan adalah melalui proyek. Proyek Teknologi Informasi atau proyek-proyek yang berbasis tekonologi informasi adalah suatu proses aksi dari strategi perusahaan untuk mencapai sasaran dan tujuan bisnis perusahaan.

Salah satu pendekatan untuk mengetahui tingkat kematangan tata kelola teknologi informasi adalah pendekatan COBIT. Model tingkat kematangan dibagi menjadi 6 level, mulai dari level 0 sampai level-5. Berikut adalah penjabaran model tingkat kematangan dari COBIT sub-bab proyek domain Plan & Organize (PO) yang dijabarkan secara bebas :

Level-0. Tata kelola proyek TI tidak menggunakan teknik-teknik Manajemen Proyek  dan organisasi tidak mempertimbangan dampak dari tata kelola proyek yang salah dan kegagalan proyek terhadap bisnis

Level-1. Penggunaan teknik-teknik Manajemen Proyek dan pengambilan keputusan tergantung kepada individu dan Manajer Proyek. Kurangnya komitmen manajemen terhadap Manajemen Proyek dan kepemilikan proyek. Keputusan kritikal terhadap Manajemen Proyek dibuat tanpa keterlibatan user dan masukkan dari pengguna. Hanya sedikit atau tidak ada keterlibatan user di dalam mendefinisikan proyek. Struktur organisasi di Direktorat TI tidak jelas terhadap pengelolaan proyek. Tugas dan tanggung jawab pengelolaan proyek tidak dijabarkan. Proyek, skedul, dan milestone tidak dijabarkan dengan baik. Penggunaan waktu dan biaya dari team proyek tidak dicatat dan dibandingkan dengan anggarannya.

Level-2. Manajemen senior sudah mulai menyadari dan mengkomunikasikan tentang perlunya Manajemen Proyek TI. Organisasi masih dalam proses pengembangan dan sudah mengembangkan beberapa teknik dan metode pengelolaan proyek. Keterlibatan stakeholders di dalam Manajemen Proyek TI terbatas. Guideline Manajemen Proyek TI sudah mulai dikembangkan. Penerapan pedoman manajemen proyek diserahkan kepada kebijaksanaan individu manajer proyek.

Level-3. Manajemen Proyek TI sudah ditetapkan dan dikomunikasikan. Proyek TI didefinisikan dengan tepat untuk tujuan teknis dan bisnis. Manajemen Senior IT dan Bisnis mulai berkomitmen dan terlibat dalam manajemen proyek TI. PMO dibentuk dengan tugas dan tanggung jawab standar. Monitoring proyek dilakukan berdasarkan milestone, skedul, budget, dan pengukuran kinerja proyek. Manajemen training tersedia, dan atas dasar inisiatif masing-masing individu untuk mengikuti training. Tersedia prosedur Quality Assurance dan Post Implementation Review. Proyek mulai dikelola berdasarkan portfolio-nya.

Level-4. Setelah proyek selesai, manajemen akan meminta kepada proyek formal proyek metrik dan lesson learned untuk di review. Manajemen Proyek diukur dan di evaluasi oleh organisasi, tidak hanya oleh bagian TI. Enhancement terhadap proses manajemen proyek dilakukan secara formal dan dikomunikasikan dengan team proyek yang sudah melakukan training. Struktur organisasi proyek selalu dibuat dengan di dokumentasikan tugas dan tanggung jawab masing-masing team sesuai dengan bidangnya. Kriteria evaluasi sukses untuk masing-masing milestone sudah dibuat. Value dan Resiko diukur sebelum, selama, dan setelah penyelesaian  proyek. Sasaran proyek selalu meningkatkan sasaran organisasi, tidak saja sasaran TI. Terdapat dukungan yang kuat dari manajemen senior, sponsor proyek atau pemilik proyek untuk manajemen proyek. Training yang sesuai diberikan dan direncanakan untuk staff PMO dan untuk unit lain yang ada di TI.

Level-5. Metodologi yang sudah terbukti pada life cycles proyek dan program sudah diimplementasikan, ditegakkan dan diintegrasikan ke dalam seluruh budaya organisasi. Sebuah inisiatif berkelanjutan untuk mengidentifikasikan dan melembagakan Manajemen Proyek best practice dilaksanakan. Strategi Teknologi informasi untuk pengembangan sumber dan proyek operasional didefinisikan diimplementasikan. Sudah ada PMO yang ter-integrasi yang bertanggung jawab terhadap proyek dan program mulai dari proses Initiating sampai dengan Post Implementation. Perencanaan program dan proyek baik secara lokal maupun regional dijalankan untuk memastikan bahwa pengguna dan sumber daya IT digunakan dengan cara yang terbaik untuk mendukung inisiatif-inisiatif strategis.