Pengertian dan istilah PMO (2)

Setelah kita membahas mengenai istilah dan terminologi PMO, sekarang kita akan lihat definisi dan penjelasan lebih lanjut mengenai pengertian PMO dari beberapa sumber agar kita sama-sama mendapatkan pemahaman yang lebih baik dan komprehensif mengenai PMO.

PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) edisi-5 (PMI, PMBOK 5ed, 2013), memberikan pengertian Project Management Office (PMO) yang dapat diartikan secara bebas sbb :

1.     sebagai bentuk dari struktur manajemen untuk menyelaraskan proses tata kelola berbasis proyek;

2.     memfasilitasi alokasi sumber daya, metodologi, tools dan teknik di dalam proses manajemen multi-proyek

Selanjutnya disebutkan berdasarkan tipe organisasi-nya, setidaknya ada 3 jenis organisasi PMO yang disebutkan oleh PMBOK, yaitu sbb :

1.   Strategic PMO, unit PMO yang bertugas untuk melakukan identifikasi, proses pemilihan, dan prioritas proyek dalam kaitannya dengan fungsi strategic planning organisasi

2.   Directive PMO, unit PMO yang bertugas memberikan Guideline, Standard dan Template penggunaan Best Practice Project Management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management.

3.   Support PMO, unit PMO yang bertugas memberikan support terhadap penggunaan best practice project management, termasuk tools, teknik dan software yang digunakan dalam proses project management

Definisi lain dari Pinto (2010), mendefinisikan Project Management Office (PMO) sebagai sebuah unit yang terpusat di dalam organisasi yang tugasnya adalah meningkatkan pengelolaan proyek-proyek. PMO dapat dianggap sebagai Center of Excellent dalam project management di banyak organisasi atau perusahaan.

Sementara dari Cooke dan Tate (2011) menyebutkan bahwa PMO adalah unit yang mempunyai peran untuk meningkatkan kapabilitas manajemen proyek di dalam organisasi. Di samping itu PMO akan membantu untuk memastikan proyek-proyek yang akan, dan sedang berjalan atau yang sudah selesai untuk mengikuti proses tata kelola proyek sesuai dengan peraturan dan prosedur mengenai tata kelola proyek di dalam organisasi. PMO dapat pula membuat standar, guideline, tools dan template yang digunakan oleh proyek.

PMO adalah unit organisasi yang cukup dinamis, yang terus berubah dari satu peranan dan struktur ke peranan dan stuktur berikutnya. Perubahan yang terjadi bukan karena karena perubahan karakteristik dan fungsi yang menempel di PMO, tapi lebih kepada proses transformasi yang dinamis yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan mandat yang diberikan untuk mencapai. Sejalan dengan teori organisasi Kontinjensi Struktural, yang mengatakan bahwa untuk menghasilkan kinerja yang terbaik pengelolaan manusia di dalam organisasi tergantung pada beberapa faktor. Teori kontinjensi memberi perhatian terhadap dampak sifat lingkungan pada struktur dan strategi organisasi, jika manajemen menghendaki hasil yang optimal.

Referensi :

Cooke, H.S., Tate, K, 2011, Project Management, Second Edition, McGraw-Hill, USA

Gudono, 2009, Teori Organisasi, Fakultas Ekonomi & Bisnis UGM, Pensil Press, Jogjakarta.

Pinto, J.K,  2010, Project Management Achieving Competitive Advantage, Second Edition, Pearson Education Inc, New Jersey

Project Management Institute, 2008, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fourth Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

Project Management Institute, 2013, A Guide to the Poject Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Five Edition, Project Management Institute, Inc.Pennsylvania

Hobbs, B., Aubrey, M., Muller, R. & Bloquiz T, 2010, Identifying Forces Driving PMO Changes, Project Management Journal, Project Management Institute